Les rapports envoyés par le programmateur sont des rapports agrégés avec toutes les données totalisées, par opposition aux rapports personnalisés avec un seul ensemble d'informations. Vous pouvez utiliser le PDF planificateur si vous souhaitez envoyer régulièrement un rapport PDF à des contacts spécifiques, envoyer un rapport hebdomadaire aux membres de votre équipe, envoyer un rapport au service marketing tous les dimanches...
Pour commencer, configurez votre rapport PDF du début à la fin en utilisant des widgets pour concevoir le rapport avec tous les graphiques, tableaux et textes que vous souhaitez inclure.
WARNING
Une différence importante dans la création de ce rapport par rapport à un rapport personnalisé est que toutes les variables que vous incluez doivent être des moyennes de réponses, plutôt que d'utiliser une variable d'une seule réponse. Si vous incluez des variables personnalisées, lorsque les rapports seront envoyés, ils ne comprendront que les données de la dernière réponse reçue, au lieu d'agréger toutes les données.
Une fois que vous avez configuré votre rapport PDF en prenant soin de ne pas inclure de variables personnalisées, il est temps de configurer le PDF Planificateur.
Vous trouverez cette fonctionnalité sous l'onglet Partager des options de ReportR:
Cliquez sur Planificateur et cliquez sur Create Scheduler. Vous trouverez ces options:
- Active - basculez le bouton pour activer/inactiver votre PDF programmé.
- Quand - cliquez sur la liste déroulante et choisissez la fréquence d'expédition: quotidiennement, une fois par semaine, un jour spécifié ou le premier jour de chaque mois. Vous pouvez aussi choisir l'heure à laquelle votre rapport doit être envoyé (dans votre fuseau horaire).
- À - sélectionnez votre liste de contacts dans la liste déroulante. Vous ne pouvez pas insérer d'adresses électroniques ici; vous avez seulement la possibilité de choisir une liste de contacts. Donc assurez-vous que toutes les listes dont vous avez besoin sont déjà configurées dans Mes Contacts.
- De - tapez le nom et l'adresse e-mail de l'expéditeur ici.
- Sujet - tapez votre sujet ici. Soyez bref et concis pour que vos contacts sachent de quoi parle le courrier électronique.
- Message - vous pouvez insérer ici le corps principal du message électronique. Vous pouvez utiliser les icônes de l'éditeur pour changer l'apparence du texte, ajouter des liens, des émoticônes et plus encore!
- Filtre - cliquez sur le bouton violet pour ajouter un filtre qui indiquent que l'e-mail ne doit être envoyé que si certains critères sont remplis. Par exemple: le champ d’introduction est égal à "Marketing" donc le service Marketing seulement reçoit le rapport. N'oubliez pas de créer des listes dans Mes Contacts et qu'elles doivent correspondre au filtre, par exemple une liste dans Mes Contacts du service Marketing.
- Ajout l'envoi du rapport par courriel - cliquez sur ce bouton pour enregistrer le courrier électronique planifié et l'ajouter à la liste des programmes ci-dessous.
Si vous souhaitez d'envoyer quelques e-mails planifiés avec un rapport PDF du même rapport que vous avez crée, suivez simplement les étapes 1 à 7 encore une fois. Cela peut être utile si vous voulez envoyer des rapports avec un message séparé à différentes équipes.
Tip: Vous pouvez programmer votre rapport lorsqu'une quantité spécifique de réponses a été collectée.
NOTE
Chaque fois qu'un courrier électronique programmé est envoyé, just un téléchargement PDF sera ajouté mensuellement à votre limit PDF. Une fois le courrier électronique à été reçu, les contacts peuvent télécharger le rapport souvent qu'ils souhaitent de l'annexe