Mijn contacten
Deze functie is opgenomen in het Professional-, Enterprise- en ReportR-plan.
Alles wat u moet weten over het maken van uw contacten! Deze gids zal je vertellen hoe je:
Contactpersonen zijn de mensen die u uitnodigt om deel te nemen aan een vragenlijst of campagne. Uw lijst met contactpersonen is de lijst met mensen aan wie u een uitnodiging voor een vragenlijst e-mailt.
Het creëren van contacten biedt een aantal voordelen:
- Voordat u uw vragenlijst of campagne start, kunt u met het uploaden van contactpersonen vervolgens een unieke link maken naar de vragenlijst waarmee het systeem de contactpersoon automatisch kan identificeren.
- Als de campagne een aantal verschillende vragenlijsten bevat, worden de contactpersonen doorverwezen naar de actieve vragenlijsten zonder telkens hun persoonlijke gegevens in te voeren.
- U kunt de voortgang van contacten volgen en bepaalde delen van de vragenlijst vooraf vullen met hun gegevens - altijd een goed idee om mensen tijd te besparen!
1 Contacten toevoegen
Selecteer het tabblad Mijn contacten in het bovenste menu. U kunt vervolgens kiezen om afzonderlijke contactpersonen toe te voegen (klik op het pictogram met omcirkelde personen aan de rechterkant) of door een CSV-bestand te uploaden met uw lijst met contacten (klik op Uploaden contacten). Het systeem wijst automatisch een uniek identificatiemiddel toe aan elk contact.
1.1 Contactpersonen individueel toevoegen
Nadat u op het pictogram hebt geklikt om contacten handmatig toe te voegen, wordt er een vak weergegeven met de naam Maak nieuw contact waarin u informatie kunt invoeren voor Voornaam en Familienaam, E-mail, Persoonlijke ID en Lijst op aan welke lijst u het contact wilt toevoegen. Heb je nog geen lijst? Maak je geen zorgen, je kunt dit later instellen. Zie sectie 2 voor meer informatie!
Persoonlijk ID is een optioneel veld en kan worden gebruikt om het contact met een ID van uw keuze te identificeren. Dit kan een personeelsnummer of een ID van een intern CRM-systeem of een andere toepassing zijn.
De lijst wordt gebruikt bij het verzenden van een vragenlijstuitnodiging vanuit de app.
Klik op Opslaan en sluiten wanneer u klaar bent.
1.2 Contactpersonen uploaden vanuit een CSV-bestand
Voer in een Excel-spreadsheet informatie over contacten in onder de volgende kolommen. Het is echt belangrijk om het in deze volgorde te doen:
- Voornaam
- Familienaam
- Persoonlijke ID - als u geen persoonlijke id wilt invoeren, laat u deze kolom leeg.
- Lijst
Hier is een voorbeeld om te demonstreren hoe u de spreadsheet met de kolommen in de juiste volgorde instelt:
Het opgeven van bij welke lijst het contact hoort, stelt u in staat de vragenlijst naar een lijst met personen te sturen. Als u een contact aan twee groepen wilt toevoegen, scheidt u de groepen door een '|', bijvoorbeeld Lijst1|Lijst2. De lijst wordt gemaakt zodra u het bestand uploadt als het nog niet bestaat.
Hier is een voorbeeld van hoe u kunt opgeven of een contact deel moet uitmaken van twee lijsten (bovenste rij) of één lijst (onderste rij):
Als u het Enterprise-abonnement of hoger gebruikt, kunt u zoveel kolommen toevoegen als u nodig hebt, bijvoorbeeld kolommen toevoegen om informatie over het bedrijf of de rol op te nemen, zoals hieronder:
Opmerking: Zorg ervoor dat de bovenste rij titels bevat. Het eerste contact moet op de tweede rij staan.
Zodra al uw contacten in de spreadsheet zijn ingevoerd, slaat u het op als een CSV-bestand. Lees deze hulpgids voor meer informatie over het converteren van Excel-bestanden naar CSV.
Ga nu terug naar het uploaden van uw contacten in de tool ... Klik op de paarse knop Upload contacten.
Er verschijnt een vak waarin u wordt gevraagd uw contacten te uploaden. Klik op Kies je bestand, selecteer het bestand dat u wilt uploaden en klik vervolgens op Uploaden en sluiten. Het systeem uploadt vervolgens uw volledige contactbestand.
2 Maak contactlijsten
Een lijst kan zijn gebaseerd op afdelingen, gebieden, bedrijven, functies of op een andere manier waarop u contactpersonen wilt groeperen om de vragenlijstuitnodigingen naar toe te sturen.
Klik op Lijst maken, geef uw lijst een naam en klik op Opslaan en sluiten.
Je hebt nu twee opties voor het invullen van je lijst: door bestaande contacten te selecteren of door een bestand te uploaden.
2.1 Bestaande contacten toevoegen aan een lijst
Selecteer afzonderlijke contactpersonen door het selectievakje links van hun naam aan te vinken en klik vervolgens op de knop in het hoofdmenu Voeg toe aan de lijst.
Er verschijnt een wit vak en door de pijl omlaag te selecteren, kunt u kiezen aan welke lijst u uw contacten wilt toevoegen.
Klik op Opslaan en sluiten en ze worden toegevoegd.
2.2 Nieuwe contacten toevoegen aan een lijst
Als je je contacten nog niet hebt geüpload, kun je ze meteen toevoegen aan een lijst terwijl je je bestand uploadt zoals eerder uitgelegd.
3 Breng wijzigingen aan in uw contacten
Nadat u uw contacten hebt geüpload, kunt u deze altijd wijzigen.
- Bewerk uw contactpersoon - klik op het potlood om de details van een bepaald contact te bewerken of klik op de "X" om specifieke contactpersonen te verwijderen. De "..." biedt u de mogelijkheid om ze aan een bepaalde lijst toe te voegen of die contactpersoon te verwijderen.
- Verwijder meerdere contactpersonen - klik hier om al uw contactpersonen te verwijderen of selecteer bepaalde contactpersonen door het vakje naast hun naam aan te vinken en met deze knop worden alleen die personen verwijderd die u hebt geselecteerd.
- Download je contacten - Met deze knop worden al je contacten gedownload. Dit kan erg handig zijn als u in Enquête ergens anders wijzigingen hebt aangebracht in de contactgegevens die u hebt geüpload en u nu een bijgewerkte versie wilt hebben.
4 Wat moet ik nu doen?
Zodra je al je contacten hebt ingesteld, wil je er gebruik van maken! Bekijk deze 2 hulpgidsen voor meer informatie: