Hoe voorkom ik dat mijn e-mails worden gemarkeerd als spam?
Sinds het begin van het internet vechten we tegen spam. In feite is bijna 86% van het wereldwijde e-mailverkeer ongevraagde ongewenste e-mail (met ongeveer 400 miljard spam-berichten die elke dag worden verzonden).
Het bestrijden van spam is niet eenvoudig en soms kunnen de stappen die mensen nemen om zichzelf te beschermen invloed hebben op uw online communicatie. Dit kan op zijn beurt een aanzienlijke impact hebben op uw bedrijf.
Om niet langer door spam te worden gebombardeerd, kopen mensen soms e-mailfilterservices van derden of maken ze zelf filters om ervoor te zorgen dat ze alleen inhoud ontvangen die ze relevant achten.
Het nadeel hiervan is dat, afhankelijk van de instellingen van de ontvanger, je legitieme e-mails vrij gemakkelijk als spam kunnen worden gemarkeerd.
Het is geen server- of hostingprobleem, het is gewoon een veelvoorkomend probleem in het digitale tijdperk. Dus hoe voorkom je dat e-mails naar spam gaan? Lezen en uitzoeken.
1. Vermijd Phishing-zinnen en Spam Trigger-woorden
Wanneer u e-mails van klanten samenstelt, probeer dan altijd om phishing-zinnen en spam-triggerwoorden te typen. Helaas is er niet zoiets als een volledige lijst met te vermijden triggerwoorden, maar hier zijn enkele voorbeelden die u een idee kunnen geven:
- Lid
- Verkoop
- Fantastische deal
- Gratis
- Handel nu! Aarzel niet!
Aangezien spam in feite probeert commerciële reclame te blokkeren, moeten de woorden die in dergelijke e-mails zeer vaak voorkomen, worden vermeden (of met mate worden gebruikt).
Phishing is daarentegen ontworpen om identiteiten te stelen door de ontvanger op een frauduleuze link te laten klikken. Dus veelgebruikte zinnen in phishing-e-mails die u moet vermijden, hebben betrekking op bankrekeningen en persoonlijke gegevens.
2. Zorg ervoor dat u voldoet aan de CAN-SPAM-wet
Over promotionele e-mails gesproken, als u een commercieel bericht naar uw klanten stuurt, moet u deze regels volgen om de naleving te handhaven (of u loopt een risico voor boetes van in totaal $ 16.000):
- Vermijd een misleidende onderwerpregel
- Vermijd het gebruik van misleidende header-informatie
- Laat ontvangers weten waar u zich bevindt
- Informeer uw ontvangers hoe zij kunnen afzien van het ontvangen van toekomstige e-mails
- Aanvaard onmiddellijk opt-outverzoeken (het geheim is om het te automatiseren)
- Blijf op de hoogte van wat anderen namens u doen
- Identificeer het bericht duidelijk als een promotioneel bericht
Als u alleen relatiegegevens zoals een transactionele e-mail verzendt, bent u vrijgesteld van deze regels. Maar u moet er nog steeds voor zorgen dat u geen valse of misleidende routeringsinformatie gebruikt.
3. Stel een witte lijst in
Stuur een persoonlijke e-mail (zonder advertenties of marketinglinks) naar uw klanten en vraag hen om uw domein op de witte lijst te plaatsen.
Deze actie zorgt ervoor dat uw zakelijke e-mail niet als spam wordt geclassificeerd.
4. Voeg een tekstversie van uw e-mail toe
Als u HTML-e-mails verzendt, kunnen deze gemakkelijk in de map Spam terechtkomen. Een eenvoudige manier om dit te omzeilen is om een tekstversie van uw e-mail toe te voegen. Verder zal dit ook helpen als de ontvanger de HTML-e-mail niet kan lezen.
Als u afbeeldingen moet verzenden, moet u zorgen voor een goede verhouding tussen beeld en tekst. Hier zijn enkele tips om uw afbeeldingen te helpen het spamfilter te vermijden:
- Stuur een goed gevormde HTML voor e-mail
- Vermijd e-mails met alleen afbeeldingen
- Doe je best om de afbeeldingen te optimaliseren
- Neem een minimum van twee regels tekst op voor elke afbeelding die in de e-mail wordt gebruikt
5. Gebruik Spam Checkers
Als u een uitgebreide e-maillijst heeft, is het de moeite waard om gebruik te maken van een spamcontroleservice. Er zijn verschillende opties, dus u kunt kiezen voor een spellingscontrolesoftware of deze volledig online beheren.
Sommige spamcheckers die u kunt uitchecken, zijn als volgt:
6. Zorg ervoor dat e-mailverificatie is ingeschakeld
Als u e-mailverificatie ingeschakeld houdt, voorkomt u dat spam wordt gegenereerd op basis van uw e-mailadres (of u zich hiervan bewust bent of niet). Het is een algemene tactiek die door spammers wordt gebruikt, dus het is het beste om te voorkomen dat spoofe-mails worden verzonden vanuit uw domein.
Je kunt eenvoudig op de zwarte lijst komen als dit gebeurt, dus zorg ervoor dat je je instellingen controleert. Raadpleeg deze handleiding voor meer informatie over e-mailverificatie Network Solutions.
7. Haal je naam op een zwarte lijst
Als uw e-mailserver op een zwarte lijst terechtkomt, is het niet eenvoudig om op betrouwbare wijze e-mails te verzenden totdat u het probleem hebt opgelost. Dit geldt met name voor nieuwe adressen in uw e-maillijsten.
Wat u kunt doen, is eerst controleren of uw e-mailserver op de zwarte lijst staat van services zoals de volgende:
Als je de ongelukkige ervaring hebt om op een zwarte lijst te staan, moet je eerst de website volgen die je aan hun zwarte lijst heeft toegevoegd. Dit zal de eerste stap zijn om deze situatie opgelost te krijgen.
Uiteindelijk is er echt niet veel anders dat iemand kan doen aan spam- of spamfilters. We kunnen niet bepalen hoe e-mails worden ontvangen of mensen dwingen om te bepalen hoe ze deze ontvangen. Maar u kunt ervoor zorgen dat u de aanbevolen procedures volgt om te voorkomen dat u als spam wordt gezien.